Rédiger et envoyer votre courrier
Tout savoir sur la correspondance avec votre filleul(e) !
Le contenu de votre courrier
Au début, l'enfant que vous parrainez sait peu de choses de votre environnement et de votre manière de vivre. Quelques phrases sur votre vie quotidienne, votre famille, votre métier, vos animaux de compagnie, votre ville, la météo sont une bonne approche.
Faites des phrases simples, directes et les plus lisibles possible, cela facilitera sa compréhension et également le travail de traduction souvent nécessaire.
Pour celles et ceux qui ont des enfants, vous pouvez aussi joindre des photos ou des dessins pour vivre et partager votre parrainage en famille !
Posez 2 ou 3 questions à votre filleul(e) sur ses jeux, ses amis, sa famille, son environnement et ses goûts. Évitez tout ce qui peut lui rappeler sa pauvreté et l'écart entre son niveau de vie et le vôtre, cela pourrait le/la mettre mal à l’aise pour vous répondre.
Pensez à bien noter votre N° de parrain (F00000000) dans toutes vos correspondances avec votre filleul(e) et l’association.
Notre Conseil
N’hésitez pas à rédiger votre lettre à l'ordinateur pour assurer une bonne lisibilité à votre filleul(e), nos équipes et nos traducteurs.
Vous ne parlez pas sa langue ?
Pas d’inquiétude, votre courrier pourra être traduit par un de nos bénévoles traducteurs !
Ne communiquez pas vos coordonnées personnelles
Selon notre charte de protection de l’enfant et conformément à la protection des données, il est interdit de communiquer ses coordonnées personnelles à un enfant et inversement. Vos coordonnées respectives doivent rester confidentielles pour éviter toute sollicitation abusive comme les sollicitations financières.
Cette règle vaut même si vous parrainez un jeune adulte, car l’Association est responsable de la protection de toutes les personnes parrainées, qu’elles soient mineures ou majeures.
L'envoi de votre courrier
Vous pouvez écrire à votre filleul(e) tout au long de l’année :
Par e-mail : c’est le moyen de communication que nous vous recommandons !
En effet, il est plus rapide, plus simple et moins coûteux. Vous pouvez envoyer votre message à l’adresse e-mail communiquée dans le dossier de parrainage de votre filleul(e).
Il est interdit de communiquer via les réseaux sociaux
Selon notre charte de protection des enfants, tous les échanges doivent être contrôlés par un membre de l’Association afin d’éviter tout type d’abus, de violence en ligne, d’actes malveillants ou de sollicitation financière. L’Association est responsable de toutes les personnes parrainées, qu’elles soient mineures ou déjà majeures.
Par courrier : si vous souhaitez correspondre par voie postale, vous pouvez toujours écrire à l’adresse communiquée dans le dossier de parrainage de votre filleul(e).
Nos conseils
- Sur l’enveloppe, indiquez l’adresse postale uniquement (pas le nom de votre filleul(e) ni son n° de référence).
- Dans l’entête de votre lettre, bien mentionner votre n° de parrain, le n° de référence de votre filleul(e) et le n° de programme de votre filleul(e) (par exemple : F0000000 - 100/123456789/00000 – 4305).
Quel que soit le mode d’envoi : nous vous recommandons un rythme d’environ 3 e-mails/courriers par an pour assurer la meilleure gestion possible par nos équipes sur le terrain.
La réponse de votre filleu(le)
L’écriture des courriers par les enfants s’organise de manière groupée 2 fois par an avec notre équipe sur le terrain. Nos mobilisateurs communautaires et nos animateurs rendent visite aux enfants lors de plusieurs journées dédiées ! Chaque année, vous recevez des nouvelles de votre filleul(e) Haïtien(ne) ou Malgache à la fin de l’été et après Noël.
Pour des raisons logistiques, nos bureaux de Port-au-Prince et de Antananarivo transmettent à notre siège en France les courriers des enfants. Ils ont été préalablement relus et pour la plupart traduits du créole ou du malagasy au français.
Notre équipe, à Nogent-sur-Marne, collecte, vérifie, trie et envoie les courriers à chacun des parrains et marraines. Pour qu’un courrier arrive à bon port, beaucoup d’étapes sont nécessaires ! C’est la raison pour laquelle, il peut se passer plus de 3 mois entre l’écriture du courrier par votre filleul(e) et la réception de son courrier dans votre boîte aux lettres.
Votre filleul(e) peut vous écrire tout au long de l’année et répondre à vos courriers dès qu’il en reçoit. Les équipes ChildFund qui supervisent la gestion des parrainages sur le terrain, collectent régulièrement l’ensemble des courriers destinés aux parrains d’Un Enfant par la Main, mais aussi d’autres pays du réseau ChildFund Alliance (États-Unis, Allemagne, Espagne, Canada, Japon, etc.) et dont nous sommes membres. Nos partenaires relisent, traduisent en français ou en anglais si besoin, trient et envoient directement aux parrains et marraines.
Parfois, les délais de traitement et d’acheminement par les équipes peuvent être longs et il est possible que vos courriers se croisent, c’est pourquoi le contenu du courrier de votre filleul(e) peut ne pas tenir compte du contenu de votre courrier.
Nos conseils
- N’oubliez pas de nous contacter pour mettre à jour vos coordonnées postales et vos adresses e-mail afin d’assurer une bonne réception des courriers de votre filleul(e).
- Pour Haïti et Madagascar, privilégiez l’e-mail pour communiquer, fluidifier vos échanges et assurer une bonne réception de votre message.
Vous venez de parrainer ?
Vous recevrez la première lettre de votre filleul(e) dans les 3 à 6 mois suivant le début de votre parrainage.
6 mois sans courrier ?
Prévenez-nous par email relationparrain@unenfantparlamain.org !
Le Service Relation Parrains est à votre disposition pour faire le point avec vous et avec les équipes sur place.
Le traitement des courriers par nos équipes
Compte tenu de la situation dans le pays, nous n’envoyons plus de colis en Haïti en ce moment. Par ailleurs, nous vous demandons de privilégier les correspondances par email.
En raison des problématiques rencontrées pour l’envoi et le suivi de courriers dans le pays, il faut envoyer votre courrier à Un Enfant par la Main à Nogent-sur-Marne.
Le Service Relation Parrains collecte, enregistre, relit et envoie entre 2 à 4 colis par an au bureau national à Port-au-Prince.
Sur place, l'équipe récupère, traduit si besoin et trie les courriers reçus avant de préparer les déplacements des mobilisateurs communautaires. Le système postal étant très aléatoire en Haïti, l’équipe terrain doit se déplacer dans chaque village pour transmettre les courriers aux enfants. Cette dernière étape prend du temps, car parfois les routes sont bloquées ou la sécurité des équipes est engagée lors de manifestations dans la capitale. De plus, les régions dans lesquelles nous agissons sont très peu desservies et souvent, il n’est possible de rejoindre les familles qu’après plusieurs heures de marche…
L’adresse d’envoi de votre courrier se trouve sur le dossier de parrainage de votre filleul(e). En général, il s’agit de l’adresse du bureau national de l’association dans le pays de votre filleul(e).
Une fois votre courrier envoyé à l’adresse indiquée, il peut se passer plusieurs semaines avant que les équipes terrain ne le reçoivent. Dans les pays où nous intervenons, les services postaux ne fonctionnent pas toujours de manière optimale. C’est pourquoi la correspondance peut prendre du temps.
Comme pour les courriers destinés aux parrains, les courriers envoyés aux enfants parrainés sont traités par l’équipe terrain dédiée à la gestion des parrainages. Chaque courrier est relu, traduit et distribué aux enfants et aux familles à l’occasion des déplacements et des visites des équipes qui font le relai entre les bureaux nationaux et les familles. Ce sont les mobilisateurs communautaires et les animateurs qui vont à la rencontre des enfants et des familles et leur transmettent leurs courriers ainsi que les messages reçus par e-mail. A chaque fois, leur visite est un grand moment de partage et de joie !
Nos conseils
- N’oubliez pas d’indiquer le numéro de référence de votre filleul(e) (000/000000/0000) à l’intérieur de votre courrier afin de permettre aux équipes d’identifier plus rapidement l’enfant. En effet, certains enfants ayant les mêmes noms/prénoms (homonymes) et d’autres ayant des prénoms et noms dont l’orthographe varie selon la prononciation, il est plus pratique de pouvoir les identifier grâce à une référence unique. Sur le terrain, nous transmettons aux équipes votre propre numéro de parrain (F0000000) afin d’assurer le meilleur suivi.
- Pour les correspondances avec Haïti : merci de privilégier la correspondance par e-mail afin de réduire les coûts d’envoi et les délais de gestion.
Parrains mode d'emploi : Correspondre avec votre filleul(le)
Notre équipe Relation parrains est à votre écoute !
Contactez notre équipe, nous serons ravis d'échanger avec vous sur votre parrainage.
- par e-mail : relationparrain@unenfantparlamain.org
- par téléphone : 01 43 24 79 30
Offrir des soins
Agir contre la faim
Protéger des violences
Scolariser et former
Donner de l’eau